Pourquoi une entreprise doit-elle choisir la dématérialisation des informations ?

Représentant un enjeu important pour toute entreprise, la dématérialisation offre de nombreux avantages en termes de finance, de technique et d’organisation. Elle permet notamment de gagner du temps, d’économiser, d’augmenter la productivité et de protéger l’environnement.

Digitalisation des documents, des échanges et des processus métier

La dématérialisation consiste à retirer les supports papier. Cela permet de supprimer le processus d’impression, ce qui représente une réduction des coûts considérable pour toute entreprise. Lorsque les documents en papier sont convertis en données numériques, ils deviennent plus simples à conserver, manipuler, consulter et traiter. Ces dernières sont donc accessibles sous format électronique. En général, ce sont les factures, les courriers et les fiches de paie qui sont dématérialisés. C’est le cas également des échanges qui sont facilités grâce à l’essor du Web. Les différents processus métier, tels que le marketing, les achats, la gestion commerciale, la comptabilité, etc. , sont aussi disponibles sous forme digitale. Grâce à cette démarche, les professionnels utilisent des informations fiables et peuvent augmenter leur productivité.

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Avec la vulgarisation des outils de technologie, les échanges entre les fournisseurs de services et les clients sont simplifiés. Une analyse effectuée auprès de la population française a en effet montré qu’en 2017, 40% des habitants étaient équipés d’une tablette, 65% d’un Smartphone, tandis que 82% d’entre eux possédaient un ordinateur. En ce moment, en plus d’être exigeants, les clients sont plus que jamais connectés et veulent être amplement satisfaits de leur relation avec leurs fournisseurs. Pour se démarquer de la concurrence, les entreprises doivent créer un site Internet et rester en contact, notamment sur les réseaux sociaux pour interagir avec les clients. Afin de répondre aux attentes de ces derniers, elles pourront analyser et utiliser plus facilement les informations grâce à la digitalisation.

L’intérêt de dématérialiser pour une entreprise

Les sociétés qui optent pour la dématérialisation de leurs données bénéficient de multiples avantages. Elles pourront en effet faire des économies, car les coûts de traitement sont réduits de 50%. Elles contribuent également à la protection de l’environnement, car elles consomment moins de papier. Avec la numérisation des données, elles visent à optimiser les processus ressources humaines en stockant et en archivant les données concernant les salariés dans un coffre-fort numérique. C’est aussi ce dernier qui simplifie la distribution des documents. Ainsi, la fiche de paie dématérialisée est plus rapidement accessible grâce à cette solution.

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Celle-ci permet également de sécuriser la transmission des documents RH, étant donné que toutes les informations sur chaque entreprise et tous les dossiers des salariés sont centralisés. Offrant un gain de temps considérable, cette démarche vise de même à augmenter la productivité des employés. Effectivement, une étude menée en 2018 montre que chaque salarié passait 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à la chercher dans des documents sur papier. Le travail collaboratif est aussi mis en avant avec l’existence des plateformes de partage communautaire qui permettent de gérer aisément les relations avec les clients, les collaborateurs, les concurrents et les fournisseurs.